Documents et inventaire
Extraction IA des documents
Vos documents, triés et saisis avant même de les ouvrir.
La paperasse des fournisseurs, c'est là que les heures disparaissent sans bruit : retaper des numéros de pièce, courir après les prix, attraper la garantie cachée dans les petits caractères, vérifier si la facture correspond à la soumission. Branchez votre boîte de courriel, déposez un PDF ou prenez une photo, et Gearboxed lit le tout : il reconnaît seul les factures, les notes de crédit, les soumissions et les bons de travail, puis tire de chacun des quatre chaque ligne, quantité, prix et taxe, en français comme en anglais. Ce qui était une soirée de classement devient une révision de trente secondes.
Les documents arrivent tout seuls
Connectez vos boîtes de courriel
Reliez un compte Gmail en un clic, sans mot de passe à stocker, ou branchez n'importe quelle autre boîte de courriel, et tirez de plusieurs boîtes à la fois.
Seulement les expéditeurs choisis
Autorisez vos fournisseurs boîte par boîte pour ne rien lire d'autre, ou ouvrez à tous les expéditeurs quand vous aimez mieux ne rien manquer.
Jamais lu deux fois
Gearboxed retient le dernier document tiré de chaque boîte et ne récupère que les nouveaux.
Récupérez des années d'un coup
Pointez une connexion vers une date passée pour ramener tout l'historique de documents d'un fournisseur.
Triés par type, puis lus et compris
Reconnu dès son arrivée
Factures, notes de crédit, soumissions et bons de travail sont distingués automatiquement, pour que chacun soit traité de la bonne façon.
Le document au complet, pas juste le total
Chaque ligne est lue pour vous : description, numéro de pièce, quantité, prix unitaire et total, en plus des coordonnées du fournisseur et de l'en-tête du document.
Chaque taxe séparée
TPS, TVQ, chaque taxe est sortie séparément et jamais mêlée aux autres, pour que vos livres restent exacts.
Les garanties tirées des petits caractères
Les conditions de garantie inscrites sur une ligne sont captées et suivies sur la pièce, pour ne jamais payer deux fois une réparation couverte.
Rattachée aux pièces que vous stockez déjà
Liée à votre inventaire
Chaque ligne est associée à la bonne pièce par son nom, son numéro, ou une orthographe apprise d'un document précédent.
Elle apprend les numéros de chaque fournisseur
La numérotation propre à un fournisseur est retenue, pour que la même pièce tombe sur la même ligne à chaque fois.
Nouvelles pièces créées sur-le-champ
Les pièces et fournisseurs inconnus sont créés automatiquement, avec une catégorie suggérée par l'IA d'après la description.
Plus futée à chaque document
Chaque nouvelle orthographe est retenue, pour que « Joint à rotule » et « Joint rotule assemblé » tombent sur une seule pièce.
Quelques secondes de révision, pas une soirée de saisie
Un brouillon rempli, pas un formulaire vide
Ouvrez une file de brouillons prêts, jetez-y un œil, corrigez au besoin, et approuvez.
Un clic vers l'inventaire et vos livres
Approuver inscrit les reçus d'achat et met à jour le stock, le coût moyen et la valeur d'inventaire d'un seul geste.
Les retours et crédits aussi
Marquez une facture comme crédit et elle inverse les quantités et le coût à l'approbation.
Soumissions et travaux extérieurs, chiffrés aussi
Une soumission est lue ligne par ligne, alors vous voyez si la facture qui suit correspond à ce qui vous avait été soumissionné. Un bon de travail externe porte son coût au véhicule, comme un travail fait dans votre propre garage.
Comment ça marche
- 1
Connectez une boîte, ou téléversez
Reliez votre courriel une fois et choisissez les fournisseurs à lire, ou téléversez un PDF ou une photo à la main quand vous voulez. Gearboxed détermine de lui-même de quel type de document il s'agit.
- 2
L'IA lit et associe
Chaque ligne, taxe et garantie est lue et associée à vos pièces et fournisseurs en quelques secondes.
- 3
Vous révisez et approuvez
Vérifiez le brouillon, corrigez au besoin, puis approuvez. Ça entre dans votre inventaire et vos livres, et vous pouvez le retrouver par recherche dès ce moment.
Résultat : vos pièces, vos coûts et vos garanties restent à jour sans que personne retape une seule ligne, et chaque document est classé avec les pièces qu'il a payées dès son arrivée.