Factures et inventaire
Extraction IA des factures
Vos factures, saisies avant même de les ouvrir.
Les factures de fournisseurs, c'est là que les heures disparaissent en douce : retaper des numéros de pièces, courir après les prix, débusquer la garantie enfouie dans les petits caractères. Connectez votre boîte de courriel, déposez un PDF ou prenez une photo, et Gearboxed lit le tout : chaque ligne, quantité, prix et taxe, en français comme en anglais, rattaché aux pièces que vous stockez déjà. Ce qui prenait une soirée de saisie devient une révision de trente secondes.
Les factures arrivent toutes seules
Connectez vos boîtes de courriel
Reliez un compte Gmail en un clic, sans mot de passe à stocker, ou branchez n'importe quelle autre boîte de courriel, et tirez de plusieurs boîtes à la fois.
Seulement les expéditeurs choisis
Autorisez vos fournisseurs boîte par boîte pour ne rien lire d'autre, ou ouvrez à tous les expéditeurs quand vous aimez mieux ne rien manquer.
Jamais lue deux fois
Gearboxed retient la dernière facture tirée de chaque boîte et ne récupère que les nouvelles.
Récupérez des années d'un coup
Pointez une connexion vers une date passée pour ramener tout l'historique de factures d'un fournisseur.
Chaque ligne, lue et comprise
Toute la facture, pas juste le total
Chaque ligne est lue pour vous : description, numéro de pièce, quantité, prix unitaire et total, plus les coordonnées du fournisseur et l'en-tête de la facture.
Chaque taxe séparée
TPS, TVQ, chaque taxe est sortie séparément et jamais mêlée aux autres, pour que vos livres restent exacts.
Les garanties tirées des petits caractères
Les conditions de garantie inscrites sur une ligne sont captées et suivies sur la pièce, pour ne jamais payer deux fois une réparation couverte.
Elle montre son travail
Chaque montant renvoie à l'endroit exact sur le PDF, pour vérifier un chiffre sans avoir à le chercher.
Rattachée aux pièces que vous stockez déjà
Liée à votre inventaire
Chaque ligne est associée à la bonne pièce par son nom, son numéro, ou une orthographe apprise d'une facture précédente.
Elle apprend les numéros de chaque fournisseur
La numérotation propre à un fournisseur est retenue, pour que la même pièce tombe sur la même ligne à chaque fois.
Nouvelles pièces créées sur-le-champ
Les pièces et fournisseurs inconnus sont créés automatiquement, avec une catégorie suggérée par l'IA d'après la description.
Plus futée à chaque facture
Chaque nouvelle orthographe est retenue, pour que « Joint à rotule » et « Joint rotule assemblé » tombent sur une seule pièce.
Quelques secondes de révision, pas une soirée de saisie
Un brouillon rempli, pas un formulaire vide
Ouvrez une file de brouillons prêts, jetez-y un œil, corrigez au besoin, et approuvez.
Un clic vers l'inventaire et vos livres
Approuver inscrit les reçus d'achat et met à jour le stock, le coût moyen et la valeur d'inventaire d'un seul geste.
Les retours et crédits aussi
Marquez une facture comme crédit et elle inverse les quantités et le coût à l'approbation.
Rien ne se perd jamais
Rejetez puis réapprouvez sans perdre la trace ; si l'IA n'arrive pas à lire un document numérisé, la saisie manuelle prend le relais.
Comment ça marche
- 1
Connectez une boîte, ou téléversez
Reliez votre courriel une fois et choisissez les fournisseurs à lire, ou téléversez un PDF ou une photo à la main quand vous voulez.
- 2
L'IA lit et associe
Chaque ligne, taxe et garantie est lue et associée à vos pièces et fournisseurs en quelques secondes.
- 3
Vous révisez et approuvez
Vérifiez le brouillon, corrigez au besoin, puis approuvez. Ça entre dans votre inventaire et vos livres, et vous pouvez le retrouver par recherche dès ce moment.
Résultat : vos pièces, coûts et garanties restent à jour sans que personne ne retape une seule ligne, et chaque facture est repérable dès qu'elle entre.