Politique de confidentialité

Qui nous sommes

Gearboxed (« nous ») exploite la plateforme de gestion de garage de flotte accessible à gearboxed.ai et app.gearboxed.ai. La présente politique décrit les renseignements que nous recueillons, la raison pour laquelle nous les recueillons, la façon dont nous les protégeons et les droits dont vous disposez.

Pour toute question au sujet de cette politique, écrivez-nous à support@gearboxed.ai.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Gearboxed est son fondateur. Vous pouvez la joindre à support@gearboxed.ai pour toute question ou demande relative à vos renseignements personnels.

Renseignements que nous recueillons

Renseignements de compte : votre nom, votre adresse courriel et vos identifiants de connexion (ou votre profil Google si vous vous connectez avec Google).

Données de garage : les factures, pièces, inventaires, bons de travail, véhicules, garanties, données de carburant et autres informations que votre organisation enregistre dans la plateforme. Ces données peuvent contenir des renseignements personnels (par exemple le nom d'un employé sur un bon de travail).

Données d'utilisation : des mesures d'utilisation (pages visitées, actions effectuées) servant à améliorer le produit, ainsi que les communications que vous nous envoyez pour du soutien.

Connexions courriel et télématique

Pour trouver vos factures, un administrateur peut connecter une boîte courriel : un compte Gmail via Google, ou un autre fournisseur par IMAP. Pour garder les odomètres à jour, vous pouvez connecter un compte télématique Geotab. Nous accédons à une boîte connectée dans un seul but, trouver et extraire les factures de fournisseurs, et à un compte télématique connecté uniquement pour lire les relevés d'odomètre et d'heures moteur.

Les identifiants ou jetons d'accès de ces connexions sont chiffrés, et nous ne les utilisons que pour le but ci-dessus. Vous pouvez débrancher n'importe quelle connexion en tout temps dans les réglages de votre organisation ; pour une connexion Gmail, vous pouvez aussi retirer notre accès depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions). Débrancher met fin immédiatement à tout nouvel accès.

Votre rôle et le nôtre

Votre organisation décide quelles données de garage entrent dans Gearboxed et en est responsable au sens de la loi sur la protection des renseignements personnels, y compris tout renseignement personnel concernant vos employés ou d'autres personnes (un nom sur un bon de travail, par exemple). Nous ne traitons ces données que pour le compte de votre organisation et selon ses instructions, afin de fournir le service. Pour vos renseignements de compte et les données d'utilisation décrites plus haut, c'est nous qui en sommes responsables.

Données utilisateur Google

Si un administrateur connecte une boîte Gmail à Gearboxed, nous accédons, avec son consentement explicite, aux courriels et pièces jointes de cette boîte dans un seul but : repérer les factures de fournisseurs et en extraire le contenu (lignes, pièces, quantités, prix, termes de garantie).

Nous ne lisons pas les courriels à d'autres fins. Nous n'utilisons pas ces données pour de la publicité. Nous ne les vendons à personne. Aucun humain n'y accède, sauf avec votre permission explicite (par exemple pour du soutien technique), pour des raisons de sécurité, ou lorsque la loi l'exige.

Nous n'utilisons jamais les données obtenues via les API Google pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralisés. L'IA sert uniquement à traiter chaque facture, à la demande de votre organisation, pour en extraire le contenu.

Les jetons d'accès Google et les données extraites sont chiffrés au repos. Vous pouvez révoquer l'accès en tout temps : débranchez la connexion dans les réglages de votre organisation, ou retirez l'accès de Gearboxed depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google (myaccount.google.com/permissions). La révocation met fin immédiatement à tout nouvel accès.

L'utilisation et le transfert par Gearboxed des informations reçues des API Google respectent la Politique relative aux données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy), y compris ses exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Comment nous utilisons vos renseignements

Uniquement pour fournir le service : extraire vos factures, tenir votre inventaire, suivre vos garanties, calculer vos coûts, envoyer les courriels transactionnels (invitations d'équipe, alertes de garantie, par exemple) et assurer le soutien.

Nous n'affichons pas de publicité et nous ne vendons aucun renseignement personnel.

Traitement automatisé

Gearboxed utilise l'IA pour lire et extraire le contenu de vos factures et pour calculer le statut des garanties. Il ne prend aucune décision produisant un effet juridique ou vous touchant de façon importante à partir d'un traitement exclusivement automatisé : une personne de votre organisation révise et approuve les résultats avant qu'on s'y fie. Pour toute question sur ce traitement, écrivez-nous à support@gearboxed.ai.

Sous-traitants et hébergement

Nous nous appuyons sur des fournisseurs d'infrastructure pour exploiter le service : Google Cloud (stockage, reconnaissance de texte des factures et extraction par IA), Vercel (hébergement), Resend (courriels transactionnels) et PostHog (mesures d'utilisation). Chacun agit comme sous-traitant selon nos instructions et est soumis à des obligations de confidentialité.

Certains de ces fournisseurs stockent ou traitent les données à l'extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis. En utilisant le service, vous consentez à ce que vos renseignements puissent être communiqués hors Québec, où ils bénéficient de protections contractuelles équivalentes.

Nous pouvons ajouter ou changer de sous-traitants à mesure que le service évolue. Nous gardons cette section à jour et, lorsqu'un changement touche de façon importante la manière dont vos données sont traitées, nous en avisons les administrateurs avec un préavis raisonnable.

Sécurité

Les données sont chiffrées en transit (TLS) et au repos. Les secrets (jetons d'accès, identifiants de messagerie) sont chiffrés au niveau applicatif. L'accès aux données est cloisonné par organisation et limité selon les rôles.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec, conformément à la loi.

Conservation et suppression

Nous conservons vos renseignements tant que votre compte est actif, puis le temps nécessaire pour respecter nos obligations légales. Sur demande de votre organisation, nous supprimons ses données dans un délai de 30 jours.

Débrancher une connexion Gmail met fin immédiatement à tout nouvel accès à la boîte. Les factures déjà extraites demeurent dans votre compte, puisqu'elles font partie de vos dossiers de garage; votre organisation peut demander leur suppression en tout temps.

Vos droits

Conformément aux lois applicables au Québec et au Canada, vous pouvez demander l'accès à vos renseignements personnels, leur rectification, leur suppression ou leur portabilité, et vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Écrivez-nous à support@gearboxed.ai et nous y donnerons suite rapidement.

Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Témoins (cookies)

Nous utilisons des témoins essentiels pour la connexion et vos préférences (comme la langue), ainsi que PostHog pour mesurer l'utilisation du produit. Aucun témoin publicitaire, aucun suivi à des fins de marketing tiers. Vous pouvez limiter les témoins dans les réglages de votre navigateur; les témoins essentiels sont nécessaires au fonctionnement du service.

Modifications

Si cette politique change de façon importante, nous l'indiquerons sur cette page et, au besoin, nous aviserons les administrateurs par courriel. La date de mise à jour figure en haut de la page.